Mniej klikania,
więcej czasu na pracę, która ma znaczenie.

Standardowo kategorię dokumentu w module Faktury można nadać lub zmienić dopiero na ekranie edycji pojedynczego dokumentu. Na liście faktur nie widać, czy dokument ma przypisaną kategorię, ani nie można wykonać tej operacji zbiorczo.

eBIT SaldeoHELPER dodaje kategorię bezpośrednio do listy dokumentów w module Faktury. Księgowy od razu widzi, które dokumenty mają przypisaną kategorię i jaka to kategoria.

Aby nadać lub zmienić ją zbiorczo, zaznacza wybrane dokumenty, wskazuje kategorię i zatwierdza operację.

Standardowo każde zatwierdzenie dokumentu w buforze wymaga osobnej akceptacji w oknie potwierdzenia. Przy większej liczbie paczek oznacza to powtarzanie tej samej czynności dla pojedynczych dokumentów.

eBIT SaldeoHELPER pozwala zatwierdzić dokumenty w buforze zbiorczo, jeżeli użytkownik ma pewność, że propozycja SaldeoSMART dotycząca firmy i okresu jest prawidłowa.

Funkcja skraca etap technicznej akceptacji, ale nie zastępuje kontroli. Najlepiej korzystać z niej po wcześniejszym sprawdzeniu, że dokumenty zostały poprawnie przypisane.

Funkcja dotyczy dodawania załączników do istniejącego dokumentu. Użytkownik może przeciągnąć pliki z komputera bez każdorazowego otwierania okna wyboru pliku.

To szczególnie wygodne, gdy do jednego dokumentu trzeba dodać potwierdzenie, dodatkową specyfikację, korespondencję albo inny plik uzupełniający opis księgowy.

Nie jest to mechanizm dodawania nowych dokumentów do SaldeoSMART. Usprawnienie działa w kontekście załączników dopisywanych do już wybranego dokumentu.

Podczas sprawdzania dokumentu pole formularza i odpowiadający mu fragment skanu nie zawsze są widoczne jednocześnie. Użytkownik musi wtedy ręcznie przesuwać podgląd i wracać wzrokiem do formularza.

eBIT SaldeoHELPER automatycznie dostosowuje położenie podglądu tak, aby wybrane pole oraz powiązany element dokumentu były dostępne na ekranie w tym samym czasie.

Funkcja wspiera pracę przy weryfikacji OCR, opisie dokumentów i porównywaniu danych z obrazem dokumentu źródłowego.

Przy pracy z dokumentem ważne jest szybkie ustalenie, z którego miejsca skanu pochodzi dana wartość. Bez wizualnego wskazania trzeba samodzielnie odnaleźć odpowiedni fragment dokumentu.

eBIT SaldeoHELPER podświetla na dokumencie element odpowiadający wybranemu polu formularza. Dzięki temu księgowy szybciej lokalizuje dane i może porównać odczytaną wartość z dokumentem źródłowym.

Funkcja dobrze uzupełnia przesuwanie podglądu, bo nie tylko pokazuje właściwy obszar, ale też wyróżnia konkretną informację.

Standardowe użycie funkcji „Dodaj dokument” zastępuje aktualny widok. Po zakończeniu pracy powrót z formularza prowadzi do głównej listy, a wcześniejsze filtry albo kontekst otwartego dokumentu mogą zostać utracone.

eBIT SaldeoHELPER otwiera formularz dodawania dokumentu w nowej karcie przeglądarki. Po dodaniu dokumentu można zamknąć kartę i wrócić do miejsca, w którym praca została przerwana.

Dopóki karta dodawania dokumentu pozostaje otwarta, wybrane na niej ustawienia, takie jak firma, okres, typ dokumentu albo automatyczny odczyt, pozostają zachowane.

Podczas opisywania dokumentu kolejne wiersze tabeli VAT często różnią się tylko wybranymi wartościami. Ręczne przepisywanie powtarzających się informacji wydłuża pracę i zwiększa ryzyko pomyłki.

eBIT SaldeoHELPER pozwala zduplikować istniejący wiersz tabeli VAT. Użytkownik otrzymuje kopię danych i zmienia tylko te pola, które faktycznie są inne.

Funkcja przyspiesza opis dokumentów z wieloma stawkami VAT albo z powtarzalnymi pozycjami wymagającymi podobnego schematu księgowania.

W pozycjach dokumentu potrzebna bywa cena jednostkowa brutto, szczególnie gdy dokument źródłowy prezentuje wartości właśnie w takim ujęciu.

eBIT SaldeoHELPER dodaje do tabeli pozycji dokumentu dodatkową, interaktywną kolumnę z ceną jednostkową brutto. Wartość można odczytać, porównać z dokumentem źródłowym i edytować bezpośrednio w tabeli.

Dzięki temu użytkownik nie musi szukać tej informacji poza aktualnym widokiem ani przeliczać jej ręcznie, jeżeli dokument wymaga korekty danych pozycji.

Na liście dokumentów nie zawsze widać od razu, jakie wymiary zostały przypisane do poszczególnych pozycji. To utrudnia szybkie sprawdzenie opisu dokumentów bez wchodzenia w każdy dokument osobno.

eBIT SaldeoHELPER dodaje kolumnę z wymiarami i umożliwia przełączanie się pomiędzy nimi dla dokumentów widocznych na liście.

Funkcja musi pobrać dane każdego dokumentu znajdującego się w aktualnym widoku. Przy dużych listach może to obciążyć przeglądarkę i zwiększyć ilość pobieranych danych. Zalecamy pracę na krótszych stronach listy, na przykład około 50 dokumentów na ekran.

Funkcja została zaprojektowana z myślą o współpracy biura rachunkowego z klientem, gdy nie wdrożono pełnego obiegu dokumentów.

Klient biura nie może nadawać dokumentom kategorii używanych przez księgowych. Może posłużyć się komentarzem, jednak w wielu przypadkach jednoznaczna kategoria jest szybszą i wystarczającą informacją.

eBIT SaldeoHELPER wykorzystuje w tym celu wymiar o kodzie sh_kategoria, którego wartości są synchronizowane z kategoriami.

Klient wstępnie opisuje dokument, wybierając odpowiednią wartość wymiaru. Księgowy sprawdza tę propozycję i — jeśli się z nią zgadza — może automatycznie przepisać ją do pola „Kategoria”. Uzupełnione może zostać również pole „Opis”.

Operację można wykonać zbiorczo dla wielu dokumentów. Funkcja uzupełnia tylko puste pola, dlatego nie zastępuje kategorii ani opisu wprowadzonych wcześniej przez księgowego.

Opcję można uruchomić na liście dokumentów z menu „Edytuj” oraz skonfigurować w sekcji „Parametry” → „Wymiary”.

Problem jest podobny do pracy z kategoriami dokumentów: standardowo sprawdzenie albo zmiana wymiarów wymaga wejścia w pojedynczą pozycję.

eBIT SaldeoHELPER pozwala modyfikować wymiary transakcji bankowych bezpośrednio z poziomu listy. Użytkownik może szybciej przejrzeć pozycje i poprawić opis tam, gdzie jest to potrzebne.

Funkcja ogranicza liczbę przejść pomiędzy listą a szczegółami transakcji, co jest szczególnie pomocne przy porządkowaniu większej liczby operacji bankowych.

Standardowe filtry nie zawsze pozwalają wrócić do tego samego etapu pracy. Dla zespołów księgowych to ważne, bo różne osoby pracują na innych statusach dokumentów.

eBIT SaldeoHELPER pozwala każdemu użytkownikowi zapisać trzy własne zestawy filtrów. Zapisane widoki pojawiają się jako dodatkowe przyciski na liście dokumentów.

Dzięki temu sekretariat może pracować na dokumentach nowych, księgowa na dokumentach zatwierdzonych do księgowania, a inna osoba na dokumentach wymagających wyjaśnienia. W praktyce zapisane filtry tworzą osobiste listy zadań TO-DO.

Pojawienie się KSeF zmienia rytm pracy z dokumentami. Dokumenty mogą spływać na bieżąco, a księgowy nie zawsze czeka już na jedną paczkę dostarczaną w określonym dniu miesiąca.

Przy obsłudze wielu firm pojawia się pytanie: do której firmy spłynęły nowe dokumenty i gdzie trzeba zajrzeć w pierwszej kolejności?

eBIT SaldeoHELPER dodaje przyciski przechodzenia do poprzedniej i następnej firmy. W połączeniu z zapisanymi filtrami TO-DO księgowy może przechodzić przez firmy jak przez slajdy i szybko sprawdzać, gdzie pojawiły się dokumenty na wybranym etapie.

To ogranicza konieczność rozwijania długiej listy firm, przewijania jej i pamiętania, w którym miejscu pracy użytkownik skończył poprzedni przegląd.

SaldeoSMART nie przechowuje wygenerowanych plików przelewów. Naturalnym miejscem zapisu staje się lokalny katalog „Pobrane”, gdzie firma może zastosować własną politykę archiwizacji.

W standardowym procesie istnieje ryzyko, że dokumenty zostaną oznaczone jako zapłacone, a plik przelewu nie zostanie pobrany. Taki moment może spowodować utratę pliku, który był potrzebny do realizacji płatności.

eBIT SaldeoHELPER automatycznie pobiera plik przelewu do lokalnego katalogu „Pobrane”. Funkcja ogranicza ryzyko pominięcia kliknięcia w pobranie pliku.

Nie tworzy jednak centralnego archiwum. Pliki pozostają lokalne dla osoby realizującej przelewy, dlatego organizacja nadal powinna ustalić, jak je przechowywać i archiwizować.

Przy wystawianiu kolejnej proformy wiele danych może powtarzać się z wcześniejszego dokumentu. Ręczne przepisywanie tych informacji zabiera czas i zwiększa ryzyko pomyłki.

eBIT SaldeoHELPER dodaje w kolumnie „Akcje” opcję „Wystaw podobne”. Po jej wybraniu formularz nowej proformy zostaje automatycznie uzupełniony na podstawie wskazanego dokumentu.

Użytkownik może potraktować taki formularz jako punkt startowy, sprawdzić dane i zmienić tylko te elementy, które są inne w nowym dokumencie.