Faktura
Naturalny punkt startu po KSeF — od pojawienia się dokumentu, przez opis i decyzję, do płatności i księgowości.
- wpływ
- opis
- akceptacja
- księgowość
Elektroniczny obieg dokumentów
KSeF dostarczył fakturę. Co dzieje się z nią dalej?
KSeF porządkuje sposób dostarczania faktur. Nie cały proces.
Nie określa jednak, kto w Twojej organizacji powinien dokument sprawdzić, opisać, zaakceptować, przekazać do płatności ani kiedy może trafić do księgowości.
Faktura jest dziś najbardziej widocznym przykładem. Ten sam problem może dotyczyć również umów, zamówień i pism: dokument powinien trafić do właściwej osoby, mieć określony status i przejść uzgodnioną drogę.
Zanim dokument trafi dalejkluczowe informacje potwierdzają osoby, które najlepiej znają sytuację.
Spotkanie tylko dla Twojej firmy lub biura rachunkowego — nie jest to webinar.
Płatne prace rozpoczynamy dopiero po uzgodnieniu zakresu i sposobu rozliczenia.
Uporządkuj obieg.
Zyskaj czas i pewność.
Dokument jest początkiem.
Potrzebuje jeszcze swojej drogi.
01 / DOKUMENT
KSeFdokument jest dostępny w SaldeoSMART02 / DECYZJA
LUKA DECYZYJNA
- kto zna zakup?
- kto opisuje?
- kto akceptuje?
03 / PRZYKŁADOWA DALSZA DROGA
- płatność
- księgowość
- rezultat
Szybszy obieg dokumentówmniej ręcznej pracy
Większa kontrolajasne role i odpowiedzialność
Dopasowanie do Twojej firmyprocesy, integracje, szkolenia
Doświadczenie eBIT200+ opinii Googleo całej działalności eBIT
Oficjalna kampania SaldeoSMART
Różne firmy. Ten sam problem.
Dokument może krążyć po budowie, restauracji, biurze albo pomiędzy klientem i księgowym. Zawsze wraca to samo pytanie: kto odpowiada za dokument i co powinno wydarzyć się dalej?
Faktura jest już dostępna. Teraz zaczynają się decyzje.
Faktura pojawia się w systemie. Nadal jednak trzeba ustalić, kto ją rozpoznaje, kto zna zakup, kto uzupełnia potrzebne informacje, kto podejmuje decyzję i po czym księgowość ma poznać, że dokument jest gotowy do dalszej pracy.
- 01KSeFwpływ
- 02Dostępnyw systemie
- 03rozpoznanieczy zakup?
- 04opiskontekst kosztu
- 05weryfikacjaczy poprawny?
- 06akceptacjadecyzja
- 07płatnośćzgoda
- 08księgowośćgotowy
Jeżeli odpowiedzi na te pytania są zapisane tylko w głowach pracowników, wiadomościach e-mail albo przyjętych zwyczajach, proces nadal nie jest uporządkowany — nawet jeśli sam dokument jest już cyfrowy.
Więcej niż faktury
Zacznij od faktur. Kolejne obiegi rozwijaj, gdy mają sens.
KSeF sprawia, że dziś szczególnie widoczny jest obieg faktur. W SaldeoSMART można jednak projektować również obiegi innych dokumentów. Każdy z nich może mieć własne role, etapy, informacje wymagane przed przejściem dalej i końcowy rezultat.
Umowa
Weryfikacja, akceptacja, przekazanie do podpisu i uporządkowane archiwum.
- wpływ
- weryfikacja
- podpis
- archiwum
Zamówienie
Od potrzeby i zatwierdzenia przez realizację do odbioru lub zamknięcia.
- potrzeba
- zgoda
- realizacja
- odbiór
Pismo
Wpływ, przypisanie do właściwej osoby, obsługa sprawy, zamknięcie i archiwizacja.
- wpływ
- przypisanie
- obsługa
- archiwum
Nie proponujemy wdrożenia wszystkich procesów jednocześnie. Najbezpieczniej zacząć od jednego obiegu, który powoduje dziś największy problem, a dopiero później rozwijać kolejne.
GDZIE JEST WIEDZA
Dobry proces podąża za wiedzą.
Często wiedza potrzebna do obsługi dokumentu jest rozproszona — wewnątrz firmy albo między firmą a biurem rachunkowym.
Osoba, która księguje dokument, nie zawsze wie, czego dotyczy zakup. Dlatego dokument powinien najpierw trafić do osób, które znają jego kontekst.
W FIRMIE
Wiedza i decyzje są w organizacji.
W BIURZE RACHUNKOWYM
Część wiedzy i decyzji pozostaje po stronie klienta.
Kto zna szczegóły zakupu?
Kto po stronie klienta zna szczegóły zakupu?
Kto opisuje dokument?
Kto powinien opisać dokument?
Kto go akceptuje?
Kto go akceptuje po stronie klienta?
Kiedy dokument jest gotowy, żeby przejść dalej?
Kiedy biuro ma wszystko, czego potrzebuje, żeby przejść dalej?
SPRAWDŹ W FIRMIE
Czy w Twojej firmie dokument musi przejść przez kogoś, zanim księgowość albo inny dział może wykonać kolejny krok?
SPRAWDŹ W BIURZE RACHUNKOWYM
Czy Twoi księgowi nadal muszą dzwonić, pisać i przypominać klientom o informacjach potrzebnych do obsługi dokumentów?
DOBIERAMY ZAKRES
Tyle procesu, ile naprawdę potrzeba.
Nie musisz od razu określać całego wdrożenia. Wspólnie ustalamy pierwszy potrzebny zakres pracy i sposób rozliczenia. Sprawdzamy rezultat, a dalsze działania uzgadniamy na podstawie tego, co rzeczywiście jest potrzebne.
Pierwszy potrzebny zakres
Po bezpłatnej prezentacji wskazujemy, od czego warto zacząć. Może wystarczyć niewielki zakres pracy lub standardowa konfiguracja. Jeśli przed rozpoczęciem trzeba wyjaśnić więcej kwestii, proponujemy odpowiedni zakres analizy.
Praca w uzgodnionych granicach
Przed płatną pracą uzgadniamy zakres i sposób rozliczenia. Przy większych pracach określamy szacunek i punkt kontroli czasu lub budżetu. Nie przekraczamy uzgodnionego limitu bez Twojej akceptacji.
Dalszy krok po sprawdzeniu efektu
Sprawdzamy, jak rozwiązanie działa w praktyce. Wspólnie ustalamy, czy potrzebna jest korekta, rozszerzenie na kolejne dokumenty lub osoby, czy obecny zakres już wystarcza.
SALDEOSMART JAKO NARZĘDZIE
Najpierw proces. Potem konfiguracja.
Gdy wiadomo już, kto odpowiada za dokument, jakie informacje są wymagane i jakie decyzje muszą zostać podjęte, można dobrać konfigurację SaldeoSMART do uzgodnionego sposobu pracy.
| W PROCESIE | W SALDEOSMART |
|---|---|
| rodzaje dokumentów | modele i typy dokumentów |
| właściwe osoby | role i grupy użytkowników |
| kolejność pracy | etapy i przejścia |
| obowiązkowe informacje | wymagane pola i wymiary |
| kontrola dostępu | uprawnienia i widoczność |
| na jakim etapie jest dokument | status etapu |
Konfigurację dopasowujemy do uzgodnionego procesu.
PRZEWAGA eBIT
Obieg nie kończy się na akceptacji.
Liczy się dalszy rezultat: płatność, księgowanie, podpis, realizacja, archiwum albo dalsza obsługa dokumentu.
Zobacz, jak wdrażamy SaldeoSMARTFAKTURY
Płatność, księgowanie i dalsza praca w systemie finansowo-księgowym.
UMOWY, ZAMÓWIENIA I PISMA
Podpis, realizacja, archiwum albo przekazanie do właściwej osoby lub sprawy.
Łączymy znajomość SaldeoSMART z doświadczeniem w środowisku InsERT, księgowości i codziennej pracy użytkowników.
Projektujemy obieg tak, aby po akceptacji dokument trafił do właściwego kolejnego kroku.
PIERWSZY KROK BEZ KOSZTU
Zobacz, jak SaldeoSMART może obsłużyć proces podobny do Twojego.
Spotkanie jest tylko dla Twojej firmy lub biura rachunkowego — nie jest to webinar. Możesz omówić sytuacje ważne dla Twojej organizacji.
Zdalnie przez Microsoft Teams. W spotkaniu może uczestniczyć kilka osób z Twojej organizacji.
Umów bezpłatną prezentację
Prezentacja nie zobowiązuje do zakupu ani wdrożenia.
PODCZAS PREZENTACJI
Zobaczysz możliwości SaldeoSMART na środowisku demonstracyjnym.
Możesz swobodnie zadawać pytania i odnosić prezentację do swojej sytuacji.
Nie musisz przygotowywać specyfikacji ani znać funkcji SaldeoSMART.
Spotkanie nie obejmuje projektowania docelowego procesu ani konfiguracji Twojego środowiska.
PO PREZENTACJI
Wspólnie ustalimy, od czego warto zacząć.
Może wystarczyć niewielki zakres pracy lub standardowa konfiguracja. Jeśli potrzebna jest głębsza analiza, jej zakres i koszt uzgadniamy osobno.
Płatna praca zaczyna się dopiero po uzgodnieniu zakresu i sposobu rozliczenia.