Spis treści:

EAS – Moduł: Umowy

Tworzenie umowy

I – Kreator umowy

Aby przejść do modułu umów, niezbędne jest wskazanie firmy do kontekstu poprzez kliknięcie jej nazwy.

W tym celu wyszukaj firmę (1) i wybierz do kontekstu (2)
W rezultacie czego pojawi się nowa ikonka (3), którą należy kliknąć

 Użyj funkcji filtrowania jeśli masz wiele firm by efektywnie odnaleźć tą właściwą. Wystarczy że zaczniesz wpisywać je fragment na klawiaturze by zacząć zawężać wyniki. Nie musisz  nawet aktywować okna filtrowania

Naciśnij przycisk Nowa (4) by uruchomić okno kreatora umowy

II – Dane nagłówkowe

W tym kroku należy uzupełnić niezbędne dane:
Kliknij nazwę by uzyskać pełny opis pola

Pole przyjmuje dowolną wartością tekstową.
Ułatwia proces katalogowania umów w grupy.
Na liście umów prezentowana jest jako etykieta. Za jej pomocą możliwe jest również filtrowanie zbioru.
W podanym przykładzie jest wykorzystywana do określania typu umowy B2B/B2C.

Data podpisania umowy.
Nie stanowi składnika algorytmu wyliczającego wartości umowy w danym okresie. Wykorzystywana przy weryfikacji aktywnej umowy w procesie akceptacji kosztu.

Data zakończenia umowy.
Stanowi datę graniczną harmonogramu.
Wykorzystywana przy weryfikacji aktywnej umowy w procesie akceptacji kosztu.

Data wejścia w życie założeń umowy.
Od tej daty rozpoczyna się generowanie harmonogramu.

Zbiór pól tekstowych służących do szczegółowego opisu ustaleń z kontrahentem.
Nie mają wpływu na algorytmy liczące i kontrolujące.

Pola własne opisujące przedmiot zawartej umowy. Są one zależne od typu umowy, które można indywidualnie zdefiniować na etapie wdrożenia.
Mogą wpływać na tworzenie numeru umowy.
Należy jej uzupełnić zgodnie z polityką firmy.

Numer nowej umowy tworzony jest na podstawie reguły zdefiniowanej w procesie wdrażania. Mogą zależeć również od spersonalizowanych cech przedmiotu umowy. W prezentowanym przypadku jest to pole typ reklamy oraz powierzchnia.

Domyślnie system automatycznie nadaje kolejny numery umów, w razie potrzeby można wymusić wpisanie numeru ręcznie. Spowoduje to zignorowanie np. wartości opisanych w przedmiocie umowy.

  • Należy również mieć świadomość, że wprowadzony ręcznie numer może stać się najwyższym ostatnim numerem.
    Oznacza to, że kolejna nowa umowa z autonumerem będzie większa o jedne od tej wprowadzonej. W konsekwencji może prowadzić to do powstania luk w numeracji!
    Nie rekomendujemy stosowania tej metody nadawania numerów umów.

To idealne miejsce do umieszczenia informacji dodatkowych . Wpisana tu wartość będzie prezentowana na liście umów, tym samym możliwe będzie jej filtrowanie.

III – Kontrahenci

Przejdź do sekcji  Kontrahent (1).
Naciśnij przycisk  Dodaj (2)  by przejść do okna SaldoSMART

  • Ta sekcja wymaga zalogowania się do systemu SaldeoSMART. Jeżeli nie zrobiliśmy tego wcześniej lub hasło wygasło / uległo zmianie należy je wprowadzić w okienku, które się pojawi. Przed zatwierdzeniem można zdecydować czy hasło ma zostać zapisane lokalnie w celu automatycznego logowania w przyszłości.

Skorzystaj z filtrowania by wyszukać kontrahenta (1).
Jeżeli szukany kontrahent jest na liście wybierz go klikając w hiperłącze jego nazwy skróconej (2).

Jeżeli klient nie istnieje w bazie SaldeoSMART, wybierz przycisk Dodaj kontrahenta (3).

Uzupełnij dane, następnie zapisz (1) wprowadzone zmiany.

  • Nie zapomnij uzupełnić numeru konta bankowego do rozliczeń z kontrahentem. Numer ten będzie niezbędny w kolejnym kroku – definicja komponentu umowy.

Wybierz utworzonego kontrahenta klikając w hiperłącze jego nazwy skróconej (3)

Następnie w aplikacji potwierdzić jego umieszczenie na umowie.

IV – Komponenty umowy

Po dodaniu kontrahenta kreator przechodzi automatycznie do kroku kolejnego – dodawania przedmiotu umowy dla tego kontrahenta.

  • Jeżeli został wybrany niewłaściwy kontrahent lub brakuje konta bankowego, lub jest ono inne – Należy anulować formularz. Następnie edytować kontrahenta lub go usunąć z umowy w zależności od potrzeby.

Za pomocą tego parametru można wskazać czy ten komponent ma być uwzględniony podczas generowania poleceń płatności.

Za pomocą tego parametru można wskazać czy komponent wpływa na wykonanie umowy – rozliczenie umowy.
Obserwowalne komponenty są brane pod uwagę podczas porównywania sumarycznych wartości między harmonogramem umowy a skojarzonymi kosztami.

Kategoria to pole krytyczne bowiem łączy jednoznacznie przedmiot umowy z kategorią SaldeoSMART. Wartość w tym polu musi być dokładnie taka sama jak pole:
Nazwa w definicji kategorii SaldeoSMART.

Kategoria łączy pozycje harmonogram umowy z pozycjami Tabeli VAT powiązanego kosztu – sekcja: Podsumowanie w SaldeoSMART

Dodatkowo kategoria jest wykorzystywana podczas tworzenia poleceń płatności.

Pole opis pozwala nam opisać bardziej szczegółowo przedmiot umowy.

W przypadku generowania poleceń płatności opis jest przenoszony na pozycje dokumentu.

Konto bankowe jest jednym z kontrolowanych elementów w procesie akceptacji kosztów.
Konto bankowe nie może być wprowadzone ręcznie. Lista rozwijalna prezentuje zbiór kont zdefiniowanych wcześniej w kartotece kontrahenta SaldeoSMART.

Jeżeli konto bankowe nie znajduje się na liście, należy wprowadzić je dla tego kontrahenta właśnie w SaldeoSMART.

W tych polach wskazujemy łączną wartość netto komponentu wynikającą z umowy dla niżej wskazanego okresu oraz jej walutę.

Należy wprowadzić co jaki czas następuje rozliczenie koszt. Parametr ten wpływ na sposób generowania się harmonogramu spłat.

Należy określić sposób rozliczenia wynikający z umowy (z góry/z dołu).

Jeżeli ustawimy ten parametr, to możemy wskazać konkretny dzień na który przypada realizacja kosztu, np. 15 dzień każdego miesiąca.

Termin płatności jest kolejnym kontrolowanym elementem w procesie akceptacji kosztów.
Ilość dni wskazana w tym polu jest użyta do określenia realnego termin płatności liczonego od daty wpływu dokumentu. Jeżeli wyliczona data jest późniejsza od daty płatności na dokumencie kosztowym to wartość ta zostanie nadpisana.

W tym miejscu należy wskazać czy kwota jest wartością zmienną. Jeżeli tak, pojawi się pole w którym należy określić metodę kalkulacji (np. licznik). W przeciwnym wypadku w polu ryczałt można wprowadzić ustaloną częstotliwość sprawdzania kwoty ryczałtowej ze stanem faktycznym celem wyrównania różnicy.

Po uzupełnieniu wszystkich wartości komponentu, zatwierdzamy wprowadzone zmiany przyciskiem Zapisz (12)

Każdy dodany komponent prezentowany jest na liście Komponenty przedmiotu umowy (1).

Sekcja Przedmiot umowy (2) prezentuje zbiorczo przedmioty umowy zgrupowane według kategorii.
W tym miejscu znajduje się również informacja o wykonaniu umowy na wskazany dzień. Suma wartości oczekiwanych z harmonogramu zestawiona z powiązanymi kosztami.

W celu wprowadzenia kolejnego komponentu dla kontrahenta przypisanego do umowy, należy wcisnąć ikonę plusa (3)

Jeżeli z umową jest powiązany inny kontrahent to w pierwszej kolejności należy go dodać Przycisk (4). Następnie dodać wymagane komponenty zgodnie z krokami opisanymi powyżej.

  • Komponenty umowy można modyfikować oraz usuwać w zależności od potrzeby. Jednak te opcje przestaną być dostępne, kiedy pojawi się pierwszy powiązany dokument dla tego komponentu.
    Dalsze zmiany są możliwe poprzez Modyfikatory harmonogramu.

V – Harmonogram i zapis

Po wprowadzeniu komponentów umowy można kliknąć lupkę (1) celem podejrzenia harmonogramu realizacji umowy i określenia czy wszystko się zgadza. Opcjonalnie można zapisać umowę od razu wybierając przycisk Zapisz (2) co spowoduje wygenerowanie harmonogramu w tle.

Umowy – Przeglądanie, edycja i analiza

I – Wybór umowy i nawigacja między sekcjami

Aby przejść do modułu umów, niezbędne jest wskazanie firmy do kontekstu poprzez kliknięcie jej nazwy.

W tym celu wyszukaj firmę (1) i wybierz do kontekstu (2)
W rezultacie czego pojawi się nowa ikonka (3), którą należy kliknąć

 Użyj funkcji filtrowania jeśli masz wiele firm by efektywnie odnaleźć tą właściwą. Wystarczy że zaczniesz wpisywać je fragment na klawiaturze by zacząć zawężać wyniki. Nie musisz  nawet aktywować okna filtrowania

Pole wyszukiwarki (1) ułatwia odnalezienie umowy. Wpisanie frazy zawęża listę pozycji. Użyj numeru umowy, nazwy kontrahenta lub kategorii by efektywnie odnaleźć pozycję.

Podświetlenie kursorem pozycji spowoduje pojawienie się przycisku Edytuj (2). Naciśnij go by przejrzeć zawartość umowy.

Szybkie przechodzenie między sekcjami umowy zapewniają przyciski nawigacyjne (1). Użyj odpowiedniego by szybko przejść do treści i oczyścić widok poprzednich.

  • Ważne! By powrócić  do pełnego widoku danych wybierz pierwszy przycisk (Nagłówek).

II – Sekcja kontrahent

Dodawanie

Kiedy zajdzie potrzeba dodanie kolejnego
kontrahenta do umowy użyj przycisku plus (1).

Dodanie w kolejnym korku kreatora komponentu umowy spowoduje wygenerowanie nowych pozycji w harmonogramie rozpoczynające się od daty uruchomienia umowy.

Kiedy potrzeba dodania nowego kontrahenta jest wynikiem podpisania aneksu do umowy wówczas należy:

  • Anulować krok dodawania komponentu umowy.
  • Odszukać dowolny wpis w harmonogramie umowy. Najlepiej w dacie wejścia w życie aneksowanej zmiany.
  • Dodać stosowny modyfikator
  • Przetestować wpisy w harmonogramie naciskając “lupę” w sekcji Harmonogram
    Szczegółowy opis w sekcji ‘Umowy – Przeglądanie, edycja i analiza‘/Harmonogram

Tak długo jak kontrahent nie ma zdefiniowanych komponentów umowy oraz powiązanych dokumentów to można go usunąć. Przycisk kosz (2)

Jeżeli ikona kosza będzie niewidoczna należy w pierwszej kolejności odłączyć powiązane dokumenty. Następnie wykasować powiązane komponenty. Ostatecznie usunąć kontrahenta.

Za pomocą przycisku lupy (3), można otworzyć kartotekę kontrahenta SaldeoSMART. W zależności od poziomu uprawnień można przeglądać zgromadzone tutaj dane np. dane kontaktowe: numery telefonów czy adresy e-mail.
Posiadają wyższe uprawnienia w SaldeoSMART można je edytować.

III – Modyfikatory harmonogramu

Sekcja prezentuje wszystkie zmiany jakie dotknęły harmonogram w cyklu trwania umowy.

Aneksy do umowy, roczna waloryzacja komponentu czy obciążenie komornicze to wybrane źródła modyfikacji pierwotnego harmonogramu.

Każdy wiersz prezentuje kluczowe dane wprowadzonej modyfikacji. Możemy odczytać datę modyfikacji oraz użytkownika który jej dokonał. Cenną informacją jest również modyfikowany element.
Jeden modyfikator dotyczy tylko jednego komponentu umowy.

Jeżeli modyfikator został wprowadzony, ale jeszcze nie został powiązany żaden dokument (w okresie od którego on obowiązuje), to możemy go usunąć (1) lub też edytować (2).

Modyfikacji bądź usunięciu zawsze podlega tylko ostatni element z listy (najnowszy).
Więcej na temat modyfikatorów znajdziesz w sekcji scenariusze >link<

Formularz modyfikatora jest bardzo zbliżony do komponentu przedmiotu umowy zarówno formą jak i danymi.

To co go wyróżnia to pola:

  • Data (1) – Jest do data wejścia w życie modyfikatora z pierwszym dniem miesiąca
  • Opis (2) – Pole obowiązkowe. Bez jego uzupełnienia nie da się zapisać modyfikatora. Na ogół opisuje powód lub źródło zmiany.

IV – Przedmiot umowy

Sekcja Przedmiot umowy prezentuje zbiorczo przedmioty umowy zgrupowane i zsumowane według kategorii.

Na szczególną uwagę zasługuje tutaj raport wykonania umowy / realizacji umowy na wskazany miesiąc (1).

  • Kolumna wartość z umowy to suma kwot pozycji harmonogramu oznaczone jako obserwowane.
  • Wartość z dokumentów to suma kwot wszystkich dokumentów kosztowych z SaldeoSMART powiązanych z umową. Zarówno harmonogram jaki powiązane dokumenty są zliczane od początku trwania umowy aż do daty aplikacyjnej (1).
  • Data aplikacyjna to data ustawiana na panelu głównym aplikacji.
    • Zmiana daty aplikacyjnej i powrót do podglądu umowy spowoduje przeliczenie raportu na wybrany miesiąc.
    • W przypadku kiedy wartość oczekiwana z harmonogramu różni się od wartości powiązanych dokumentów raport zaprezentuję tą kwotę kolorem czerwonym.
      Rozbieżność może wynikać z kliku powodów.

      • Ten sam dokument został przesłany wielokrotnie.
      • Dokument został wystawiony wielokrotnie dla okresu.
      • Dokument został pominięty lub niedostarczony.
      • Dokument został dostarczony w niewłaściwym okresie.

Niektóre działania mogą być przypadkowe inne celowe. W obu przypadkach eBIT Asystent SaldeoSMART ułatwia analizę i chroni przed ich negatywnymi sutkami.

V – Komponent przedmiotu umowy

Sekcja zawiera składniki zawarte w umowie. Na ich podstawie generowany jest harmonogram spłat.
Za pomocą plusa (1) można dodać kolejną pozycję.
Ikona kosza (2) umożliwia usunięcie komponentu, pod warunkiem, że komponent nie ma jeszcze żadnych powiązanych dokumentów lub modyfikatorów.
Ikona edycji (3) umożliwia edycję komponentu, również możliwa tylko w przypadku kiedy nie ma powiązanych dokumentów.

Modyfikator (4) umożliwia wprowadzenie zamiany w harmonogramie umowy dla wskazanego komponentu.
Więcej na temat modyfikatorów znajdziesz w sekcji ‘Edycja umowy‘/Modyfikatory harmonogramu.

  • Modyfikator można wprowadzić również z poziomu pozycji harmonogramu – wskazując wizualnie datę modyfikacji.
    Dodawanie modyfikatora w tej sekcji jest praktyczne, kiedy modyfikacja dotyczy odległego czasu np. zaplanowana waloryzacja lub harmonogram nie uwzględnia miesiąca w którym zmiana ma wejść w życie.

VI – Harmonogram

W sekcji Harmonogram rozpisane są oczekiwane wartości spłat (wygenerowane na podstawie wcześniej wprowadzonych komponentów umowy oraz ewentualnych modyfikatorów).

Startowy widok prezentuje:

  • aktualny okres,
  • jedne przyszły,
  • dwa historyczne;

Liczone od daty aplikacyjnej (data z głównego panelu)

Pełen harmonogram nie jest prezentowany domyślnie.
Powodem jest oczyszczenie widoku i prezentacja w przejrzystej formie współczesnych danych do analizy.

Pełen widok harmonogramu można odsłonić
za pomocą lupki (1). Prezentowane są wówczas wszystkie okresy w których obowiązuje umowa.

Warto wspomnieć, że na liście widoczne są tylko miesiące w których harmonogram posiada wpisy a co za tym idzie oczekujemy pojawienie się dokumentów kosztowych.

Za pomocą ikony kalendarza (2) można wywołać okno tworzenia modyfikatora.
Formularz modyfikatory zostanie uzupełniony danymi z pozycji na której został kliknięty.

  • Jeżeli w danym okresie ikona jest niewidoczna oznacza, że wprowadzenie modyfikatora nie jest możliwe. Powodem może być powiązany dokument kosztowy w tym okresie lub istnieje już inny modyfikator z datą późniejszą.

Tu również na szczególną uwagę zasługuje raport wykonania umowy prezentowany bardziej szczegółowo.
W przypadku kiedy realizacja umowy wykazuje nieprawidłowości to analiza harmonogramu pozwoli zlokalizować okres,
folder księgowy w którym doszło do rozbieżności.

Wartości widoczne w nagłówku po stronie lewej to wartości oczekiwane w danym okresie.
Stanowią łączną wartość kwot pozycji harmonogramu.
Pierwsza wartość prezentuje łączną sumę.
Wartość druga prezentuje sumę pozycji oznaczonych jako obserwowalne. A więc te, które są pewne i których pokrycie w dokumentach kosztowych chcemy monitorować. Wartość ta stanowi punk odniesienia analizy bieżącego okresu.

Wartości widoczne po stronie prawej to suma kwot wszystkich dokumentów kosztowych z SaldeoSMART powiązanych z umową w tym folderze księgowym.
Analogicznie jak wyżej kwota pierwsza to łączna suma dokumentów. Druga to łączna suma z dokumentów jedynie dla kategorii oznaczonej jako obserwowalna.

Jeżeli wartości obserwowalne są zgodne to liczby przyjmują kolor zielony. W przeciwnym razie, rozbieżność prezentowana jest kolorem pomarańczowym. Ułatwia to szybkie zlokalizowanie odchyleń.

  • Może zdarzyć się tak, że kontrahent zakłóci harmonogram np. nie dostarczając dokumentu we właściwym miesiącu. Następnie uzupełnia ten fakt dostarczając dwa dokumenty w miesiącu kolejnym.
    Wówczas globalny status wykonania umowy będzie prawidłowy – łączna suma z obserwowalnych komponentów umowy będzie zgodna.
    Natomiast będziemy obserwować rozbieżności dla obu miesięcy księgowych. Jeden z niedopłatą, drugi z nadpłatą.

VII – Powrót / zapis

By wyjść bez wprowadzania zmian należy nacisnąć przycisk strzałki wstecz (1).

Przycisk zapis (2) spowoduje wprowadzenie zmian w umowie i aktualizację harmonogramu jeżeli wprowadzone zmiany tego wymagają.

Kontrola powiązanych dokumentów

Dzięki EAS w SaldeoSMART można przeglądać dokumenty w workflow (faktury, rachunki, polecenia zapłaty) przy automatycznym wyświetleniu podglądu umowy. Dzięki temu w prosty sposób pozwoli dokonać weryfikacji oraz akceptacje kosztu. W przeciwnym razie pozwoli określić rodzaj niezgodność i podjąć właściwe działania w dalszym postępowaniu.

I – Rozpoczęcie pracy w SaldeoSMART

Przejdź do listy dokumentów korzystając z ikony aplikacji (1)

Filtrowanie dokumentów.
Za pomocą filtrów (2), można zawęzić listę do tych, które podlegają sprawdzeniu.

W poniższym przykładzie będą to dokumenty z etapu AKCEPTACJI MERYTORYCZNEJ.

Po wybraniu właściwych filtrów zatwierdzamy przyciskiem ‘Pokaż’ (3)

II – Akceptacja / Analiza dokumentu kosztowego

Na tym etapie najlepiej ułożyć sobie okna EAS w taki sposób by widzieć komfortowo zawartość obu jednocześnie. Dobrym pomysłem może być rozłożenie okien na dwa monitory jeżeli mamy dostępne.
W celu wybrania dokumentu do analizy klikamy w szybki link z jego numerem (3)

Kiedy widok dokument SaldeoSMART zostanie załadowany rozpocznie się proces przeszukiwania bazy umów.
Dopasowanie umowy następuje w pierwszej kolejności po kontrahencie następnie po kodzie projektu (numerze umowy).

  • Numer umowy przekazywany jest do wymiaru SaldeoSMART automatycznie podczas zapisu kreatora umowy. Dzięki temu istniej możliwość konfiguracji workflow by numer umowy, który zostanie umieszczony na dokumencie został rozpoznany przez funkcję OCR i dobrany automatycznie.
Może zdarzyć się tak, że któreś z pól nie zostanie uzupełnione lub zostanie wypełnione niepoprawnymi danymi.
W skutek czego umowa nie zostanie odnaleziona.
W takim przypadku należy ręcznie poprawić dane i nacisnąć przycisk zapisz.
Spowoduje to ponowne przeładowanie dokumentu w SaldeoSMART i przeszukanie bazy umów z nowymi danymi.

Odnaleziona umowa zostanie wyświetlona w pierwszym oknie.
Kluczowe dane na potrzeby weryfikacji i akceptacji kosztu zostaną wyeksponowane w prezentowanym widoku.

  • Jeżeli wartość wymiaru Kod projektu (numer umowy) zostanie odnaleziony na odczytanym dokumencie to jego lokalizacja zostanie podświetlona kolorem zielonym.
  • Mechanizmy kontrolne działają w oparciu o kategorię wiodącą (główną).
    Jeżeli kategoria ta nie jest uzupełniona lub jest niewłaściwa, należy ją wprowadzić i zapisać zmiany przyciskiem Zapisz w SaldeoSMART.