Aby przejść do modułu umów, niezbędne jest wskazanie firmy do kontekstu poprzez kliknięcie jej nazwy.

W tym celu wyszukaj firmę (1) i wybierz do kontekstu (2)
W rezultacie czego pojawi się nowa ikonka (3), którą należy kliknąć

Naciśnij przycisk Nowa (4) by uruchomić okno kreatora umowy

W tym kroku należy uzupełnić niezbędne dane:
Kliknij nazwę by uzyskać pełny opis pola

Przejdź do sekcji  Kontrahent (1).
Naciśnij przycisk  Dodaj (2)  by przejść do okna SaldoSMART

• Ta sekcja wymaga zalogowania się do systemu SaldeoSMART. Jeżeli nie zrobiliśmy tego wcześniej lub hasło wygasło / uległo zmianie należy je wprowadzić w okienku, które się pojawi. Przed zatwierdzeniem można zdecydować czy hasło ma zostać zapisane lokalnie w celu automatycznego logowania w przyszłości.

Skorzystaj z filtrowania by wyszukać kontrahenta (1).
Jeżeli szukany kontrahent jest na liście wybierz go klikając w hiperłącze jego nazwy skróconej (2).

Jeżeli klient nie istnieje w bazie SaldeoSMART, wybierz przycisk Dodaj kontrahenta (3).

Uzupełnij dane, następnie zapisz (1) wprowadzone zmiany.

• Nie zapomnij uzupełnić numeru konta bankowego do rozliczeń z kontrahentem. Numer ten będzie niezbędny w kolejnym kroku – definicja komponentu umowy.

Wybierz utworzonego kontrahenta klikając w hiperłącze jego nazwy skróconej (3)

Następnie w aplikacji potwierdzić jego umieszczenie na umowie.

Po uzupełnieniu wszystkich wartości komponentu, zatwierdzamy wprowadzone zmiany przyciskiem Zapisz (12)

Każdy dodany komponent prezentowany jest na liście Komponenty przedmiotu umowy (1).

Sekcja Przedmiot umowy (2) prezentuje zbiorczo przedmioty umowy zgrupowane według kategorii.
W tym miejscu znajduje się również informacja o wykonaniu umowy na wskazany dzień. Suma wartości oczekiwanych z harmonogramu zestawiona z powiązanymi kosztami.

W celu wprowadzenia kolejnego komponentu dla kontrahenta przypisanego do umowy, należy wcisnąć ikonę plusa (3)

Jeżeli z umową jest powiązany inny kontrahent to w pierwszej kolejności należy go dodać Przycisk (4). Następnie dodać wymagane komponenty zgodnie z krokami opisanymi powyżej.

• Komponenty umowy można modyfikować oraz usuwać w zależności od potrzeby. Jednak te opcje przestaną być dostępne, kiedy pojawi się pierwszy powiązany dokument dla tego komponentu.
  Dalsze zmiany są możliwe poprzez Modyfikatory harmonogramu.

Po wprowadzeniu komponentów umowy można kliknąć lupkę (1) celem podejrzenia harmonogramu realizacji umowy i określenia czy wszystko się zgadza. Opcjonalnie można zapisać umowę od razu wybierając przycisk Zapisz (2) co spowoduje wygenerowanie harmonogramu w tle.

Aby przejść do modułu umów, niezbędne jest wskazanie firmy do kontekstu poprzez kliknięcie jej nazwy.

W tym celu wyszukaj firmę (1) i wybierz do kontekstu (2)
W rezultacie czego pojawi się nowa ikonka (3), którą należy kliknąć

Pole wyszukiwarki (1) ułatwia odnalezienie umowy. Wpisanie frazy zawęża listę pozycji. Użyj numeru umowy, nazwy kontrahenta lub kategorii by efektywnie odnaleźć pozycję.

Podświetlenie kursorem pozycji spowoduje pojawienie się przycisku Edytuj (2). Naciśnij go by przejrzeć zawartość umowy.

Szybkie przechodzenie między sekcjami umowy zapewniają przyciski nawigacyjne (1). Użyj odpowiedniego by szybko przejść do treści i oczyścić widok poprzednich.

• Ważne! By powrócić  do pełnego widoku danych wybierz pierwszy przycisk (Nagłówek).

Sekcja prezentuje wszystkie zmiany jakie dotknęły harmonogram w cyklu trwania umowy.

Aneksy do umowy, roczna waloryzacja komponentu czy obciążenie komornicze to wybrane źródła modyfikacji pierwotnego harmonogramu.

Każdy wiersz prezentuje kluczowe dane wprowadzonej modyfikacji. Możemy odczytać datę modyfikacji oraz użytkownika który jej dokonał. Cenną informacją jest również modyfikowany element.
Jeden modyfikator dotyczy tylko jednego komponentu umowy.

Jeżeli modyfikator został wprowadzony, ale jeszcze nie został powiązany żaden dokument (w okresie od którego on obowiązuje), to możemy go usunąć (1) lub też edytować (2).

Modyfikacji bądź usunięciu zawsze podlega tylko ostatni element z listy (najnowszy).
Więcej na temat modyfikatorów znajdziesz w sekcji scenariusze >link<

Formularz modyfikatora jest bardzo zbliżony do komponentu przedmiotu umowy zarówno formą jak i danymi.

To co go wyróżnia to pola:

• Data (1) – Jest do data wejścia w życie modyfikatora z pierwszym dniem miesiąca
• Opis (2) – Pole obowiązkowe. Bez jego uzupełnienia nie da się zapisać modyfikatora. Na ogół opisuje powód lub źródło zmiany.

Sekcja Przedmiot umowy prezentuje zbiorczo przedmioty umowy zgrupowane i zsumowane według kategorii.

Na szczególną uwagę zasługuje tutaj raport wykonania umowy / realizacji umowy na wskazany miesiąc (1).

• Kolumna wartość z umowy to suma kwot pozycji harmonogramu oznaczone jako obserwowane.
• Wartość z dokumentów to suma kwot wszystkich dokumentów kosztowych z SaldeoSMART powiązanych z umową. Zarówno harmonogram jaki powiązane dokumenty są zliczane od początku trwania umowy aż do daty aplikacyjnej (1).
• Data aplikacyjna to data ustawiana na panelu głównym aplikacji.
  • Zmiana daty aplikacyjnej i powrót do podglądu umowy spowoduje przeliczenie raportu na wybrany miesiąc.
  • W przypadku kiedy wartość oczekiwana z harmonogramu różni się od wartości powiązanych dokumentów raport zaprezentuję tą kwotę kolorem czerwonym.
    Rozbieżność może wynikać z kliku powodów.

    • Ten sam dokument został przesłany wielokrotnie.
    • Dokument został wystawiony wielokrotnie dla okresu.
    • Dokument został pominięty lub niedostarczony.
    • Dokument został dostarczony w niewłaściwym okresie.

Niektóre działania mogą być przypadkowe inne celowe. W obu przypadkach eBIT Asystent SaldeoSMART ułatwia analizę i chroni przed ich negatywnymi sutkami.

Sekcja zawiera składniki zawarte w umowie. Na ich podstawie generowany jest harmonogram spłat.
Za pomocą plusa (1) można dodać kolejną pozycję.
Ikona kosza (2) umożliwia usunięcie komponentu, pod warunkiem, że komponent nie ma jeszcze żadnych powiązanych dokumentów lub modyfikatorów.
Ikona edycji (3) umożliwia edycję komponentu, również możliwa tylko w przypadku kiedy nie ma powiązanych dokumentów.

• Szczegółowy opis komponentu znajduje się w sekcji ‘Tworzenie umowy‘/Komponenty umowy.

Modyfikator (4) umożliwia wprowadzenie zamiany w harmonogramie umowy dla wskazanego komponentu.
Więcej na temat modyfikatorów znajdziesz w sekcji ‘Edycja umowy‘/Modyfikatory harmonogramu.

• Modyfikator można wprowadzić również z poziomu pozycji harmonogramu – wskazując wizualnie datę modyfikacji.
  Dodawanie modyfikatora w tej sekcji jest praktyczne, kiedy modyfikacja dotyczy odległego czasu np. zaplanowana waloryzacja lub harmonogram nie uwzględnia miesiąca w którym zmiana ma wejść w życie.

W sekcji Harmonogram rozpisane są oczekiwane wartości spłat (wygenerowane na podstawie wcześniej wprowadzonych komponentów umowy oraz ewentualnych modyfikatorów).

Startowy widok prezentuje:

• aktualny okres,
• jedne przyszły,
• dwa historyczne;

Liczone od daty aplikacyjnej (data z głównego panelu)

Pełen harmonogram nie jest prezentowany domyślnie.
Powodem jest oczyszczenie widoku i prezentacja w przejrzystej formie współczesnych danych do analizy.

Pełen widok harmonogramu można odsłonić
za pomocą lupki (1). Prezentowane są wówczas wszystkie okresy w których obowiązuje umowa.

Warto wspomnieć, że na liście widoczne są tylko miesiące w których harmonogram posiada wpisy a co za tym idzie oczekujemy pojawienie się dokumentów kosztowych.

Za pomocą ikony kalendarza (2) można wywołać okno tworzenia modyfikatora.
Formularz modyfikatory zostanie uzupełniony danymi z pozycji na której został kliknięty.

• Jeżeli w danym okresie ikona jest niewidoczna oznacza, że wprowadzenie modyfikatora nie jest możliwe. Powodem może być powiązany dokument kosztowy w tym okresie lub istnieje już inny modyfikator z datą późniejszą.

Tu również na szczególną uwagę zasługuje raport wykonania umowy prezentowany bardziej szczegółowo.
W przypadku kiedy realizacja umowy wykazuje nieprawidłowości to analiza harmonogramu pozwoli zlokalizować okres,
folder księgowy w którym doszło do rozbieżności.

Wartości widoczne w nagłówku po stronie lewej to wartości oczekiwane w danym okresie.
Stanowią łączną wartość kwot pozycji harmonogramu.
Pierwsza wartość prezentuje łączną sumę.
Wartość druga prezentuje sumę pozycji oznaczonych jako obserwowalne. A więc te, które są pewne i których pokrycie w dokumentach kosztowych chcemy monitorować. Wartość ta stanowi punk odniesienia analizy bieżącego okresu.

Wartości widoczne po stronie prawej to suma kwot wszystkich dokumentów kosztowych z SaldeoSMART powiązanych z umową w tym folderze księgowym.
Analogicznie jak wyżej kwota pierwsza to łączna suma dokumentów. Druga to łączna suma z dokumentów jedynie dla kategorii oznaczonej jako obserwowalna.

Jeżeli wartości obserwowalne są zgodne to liczby przyjmują kolor zielony. W przeciwnym razie, rozbieżność prezentowana jest kolorem pomarańczowym. Ułatwia to szybkie zlokalizowanie odchyleń.

• Może zdarzyć się tak, że kontrahent zakłóci harmonogram np. nie dostarczając dokumentu we właściwym miesiącu. Następnie uzupełnia ten fakt dostarczając dwa dokumenty w miesiącu kolejnym.
  Wówczas globalny status wykonania umowy będzie prawidłowy – łączna suma z obserwowalnych komponentów umowy będzie zgodna.
  Natomiast będziemy obserwować rozbieżności dla obu miesięcy księgowych. Jeden z niedopłatą, drugi z nadpłatą.

By wyjść bez wprowadzania zmian należy nacisnąć przycisk strzałki wstecz (1).

Przycisk zapis (2) spowoduje wprowadzenie zmian w umowie i aktualizację harmonogramu jeżeli wprowadzone zmiany tego wymagają.

Dzięki EAS w SaldeoSMART można przeglądać dokumenty w workflow (faktury, rachunki, polecenia zapłaty) przy automatycznym wyświetleniu podglądu umowy. Dzięki temu w prosty sposób pozwoli dokonać weryfikacji oraz akceptacje kosztu. W przeciwnym razie pozwoli określić rodzaj niezgodność i podjąć właściwe działania w dalszym postępowaniu.

Przejdź do listy dokumentów korzystając z ikony aplikacji (1)

Filtrowanie dokumentów.
Za pomocą filtrów (2), można zawęzić listę do tych, które podlegają sprawdzeniu.

W poniższym przykładzie będą to dokumenty z etapu AKCEPTACJI MERYTORYCZNEJ.

Po wybraniu właściwych filtrów zatwierdzamy przyciskiem ‘Pokaż’ (3)

Na tym etapie najlepiej ułożyć okna EAS w taki sposób, aby komfortowo widzieć zawartość obu jednocześnie. Dobrym pomysłem może być rozłożenie okien na dwa monitory, jeżeli są dostępne.

Aby wybrać dokument do analizy, kliknij szybki link z jego numerem (1).

Kiedy widok dokumentu SaldeoSMART zostanie załadowany, rozpocznie się proces przeszukiwania bazy umów. Dopasowanie umowy następuje w pierwszej kolejności po kontrahencie, a następnie po kodzie projektu (numerze umowy).

• Numer umowy jest automatycznie przekazywany do wymiaru SaldeoSMART podczas zapisu kreatora umowy. Dzięki temu istnieje możliwość konfiguracji workflow, aby numer umowy umieszczony na dokumencie został rozpoznany przez funkcję OCR i dobrany automatycznie.

Odnaleziona umowa zostanie wyświetlona w pierwszym oknie. Kluczowe dane potrzebne do weryfikacji i akceptacji kosztu zostaną wyeksponowane w prezentowanym widoku.

• Jeżeli wartość wymiaru “Kod projektu” (numer umowy) zostanie odnaleziona na odczytanym dokumencie, jego lokalizacja zostanie podświetlona kolorem zielonym.
• Mechanizmy kontrolne działają w oparciu o kategorię wiodącą (główną). Jeżeli kategoria ta nie jest uzupełniona lub jest niewłaściwa, należy ją wprowadzić i zapisać zmiany przyciskiem “Zapisz” w SaldeoSMART.

Data wystawienia

Pierwszym elementem testowanym pod kątem zgodności z umową jest data wystawienia.

Dla ułatwienia weryfikacji, pole “Data wystawienia” w systemie SaldeoSMART zostało wzbogacone o wskaźnik przedziału trwania umowy. Jeśli data dokumentu znajduje się w obrębie tego przedziału, tekst zmieni kolor na zielony. W przeciwnym razie niezgodność zostanie podkreślona kolorem czerwonym.

Termin płatności

Drugim kontrolowanym elementem jest termin płatności.

Właściwa data płatności jest kalkulowana na podstawie daty wpływu dokumentu oraz zapisu w przedmiocie umowy dla kategorii wiodącej.

Jeżeli oszacowana data płatności przypada później niż ta odczytana z dokumentu, wówczas:

• Jeśli na etapie workflow pole “Termin płatności” jest dostępne do edycji dla użytkownika, to termin płatności zostanie nadpisany. Pierwotna wartość pola zostanie przeniesiona do komentarza poniżej ze stosownym opisem.
• Natomiast jeśli pole “Termin płatności” nie jest edytowalne, wówczas pole to zostanie opatrzone jedynie komentarzem.

Jeżeli data płatności odczytana z umowy jest późniejsza niż ta oszacowana, Ebit Asystent SaldeoSMART poinformuje o tym użytkownika stosownym komunikatem.

Jeżeli system nie wykryje niezgodności, potwierdzi to, umieszczając stosowny opis poniżej pola “Termin płatności”.

Konto bankowe

Kolejnym kontrolowanym elementem zgodności z umową jest numer konta bankowego dla przelewu.

Analogicznie jak w przypadku terminu płatności, numer konta wpisany w formularzu SaldeoSMART jest porównywany z zapisem w przedmiocie umowy dla kategorii wiodącej.

Jeżeli konto nie jest zgodne, wówczas:

• Na etapie workflow, gdzie pole jest dostępne do edycji dla użytkownika, numer konta zostanie nadpisany. Pierwotna wartość pola zostanie przeniesiona do komentarza poniżej ze stosownym opisem.
• Na etapie, gdzie pole nie jest edytowalne, pole to zostanie opatrzone jedynie komentarzem.

Jeżeli system nie wykryje niezgodności, potwierdzi to, umieszczając stosowny opis poniżej pola.

Przeglądanie – Wyjście bez zapisu.

Kwoty umowy

Data aplikacyjna w module akceptacji kosztów ustawia się automatycznie do aktualnie wybranego folderu księgowego w SaldeoSMART. Ma to na celu ułatwienie akceptacji kosztu.

W pierwszej kolejności możemy sprawdzić, czy dokument wpłynął w oczekiwanym okresie. Harmonogram zostanie zawężony do następujących okresów:

• dwóch historycznych
• aktualnego
• przyszłego

Na liście widoczne są tylko miesiące, w których harmonogram posiada wpisy, a co za tym idzie, oczekujemy pojawienia się dokumentów kosztowych.

Ponadto prezentowane pozycje oraz wartości dotyczą jedynie kontrahenta wskazanego na dokumencie workflow SaldeoSMART.

W kolejnym kroku możemy zweryfikować wartości dokumentu w porównaniu do kwot wynikających z harmonogramu.

Wartość widoczna w nagłówku harmonogramu po lewej stronie, umieszczona w nawiasie, to wartości oczekiwane. Stanowi łączną wartość kwot pozycji harmonogramu, zawężoną jedynie do pozycji oznaczonych jako obserwowalne. (1)

Wartości widoczne po prawej stronie harmonogramu w nawiasie to suma kwot wszystkich dokumentów kosztowych z SaldeoSMART powiązanych z umową w tym folderze księgowym dla wskazanego kontrahenta i obserwowalnych pozycji. (2)

Zestawiając wartość oczekiwaną (1) oraz wartość rzeczywistą (2) harmonogramu z wartością dokumentu (3), możemy określić, czy akceptacja kosztu jest zasadna. W przeciwnym razie należy podjąć stosowne działania zgodne z procedurą firmy.

Innym ważnym wskaźnikiem do skontrolowania jest wartość całościowego wykonania umowy przypadająca na analizowany okres. Na jego podstawie można określić, czy realizacja umowy przebiega zgodnie z oczekiwaniami. W przypadku wykrycia odchyleń należy podjąć niezbędne kroki naprawcze lub przeprowadzić głębszą analizę problemu.

Kiedy nabierzemy pewności, że dokument dotyczy odszukanej umowy i pozytywnie przeszedł weryfikację, należy go powiązać, klikając przycisk “Powiąż” (1).

Efektem powiązania dokumentu kosztowego w workflow SaldeoSMART z umową będzie uwzględnienie wartości dokumentu w harmonogramie. Przed przekazaniem dokumentu do kolejnego etapu workflow obiegu dokumentów warto raz jeszcze skontrolować zaktualizowane dane.

Przeglądanie – Wyjście bez zapisu.

Aby przejść do modułu umów, niezbędne jest wskazanie firmy do kontekstu poprzez kliknięcie jej nazwy.

W tym celu wyszukaj firmę (1) i wybierz do kontekstu (2)
W rezultacie czego pojawi się nowa ikonka (3), którą należy kliknąć

Na panelu z przeglądem umów, należy wybrać Generuj płatności (1).

Następnie należy wskazać datę płatności oraz kliknąć Prezentuj (2).

• System wygeneruje listę umów, których płatności powinny zostać utworzone (zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem).

W celu wygenerowania zbiorczego, należy kliknąć Generuj (3).

• Możliwe jest również wygenerowanie pojedynczej płatności, poprzez najechanie kursorem myszy na wybraną umowę i wybranie ikony banknotu (4).
• Licznik wskazuje ilość wygenerowanych PO na wskazany okres oraz liczbę wszystkich podlegających tej procedurze umów.